SmartBox Pro bietet Einstiegslösung in Smart Office

22. April 2013 – Moderne IT-Systeme und die Digitalisierung der Arbeitswelt verändern die Ablaufprozesse in Unternehmen. Um mit den dynamischen Entwicklungen Schritt halten zu können, sind intuitiv bedienbare und intelligente Arbeitsmittel erforderlich, die den zukünftigen Bedürfnissen an mobiles Arbeiten, effektives Informationsmanagement sowie an einen beständigen Erfahrungsaustausch entsprechen. Die Ergebnisse der jüngst vom MÜNCHENER ARBEITSKREIS veröffentlichten Zukunftsstudie „Nutzerbedürfnisse an die digitale Welt von übermorgen“ unterstreichen den Wunsch vieler Unternehmen nach flexiblen Arbeitssituationen. Darüber hinaus ermöglichen Smart Office-Technologien eine ganzheitliche Betrachtung von Arbeitswelt und Bürogebäude, in dem sie Licht, Heizung und Rollläden zentral steuern und damit, neben den Vorteilen einer effektiven Arbeitsumgebung, zur Optimierung von Energiekosten beitragen.

Vorhandene ITK-Infrastruktur nutzen

Das Hamburger IT- und Elektrotechnikunternehmen Q-Data Service GmbH (QDS), das sich u.a. auf die Implementierung von Smart Home-Technologien in Wohngebäude spezialisiert hat, stellt mit der „Smart Office-Box“ eine hersteller- und produktunabhängige Einstiegslösung für Unternehmen vor, die umfassende Steuerungsmöglichkeiten komfortabel über die IP-Systemtelefonie von Auerswald bietet. Die Kombination aus Telefonie und Gebäudetechnik nutzt die vorhandene ITK-Infrastruktur sowie die bewährte Funktechnologie von enOcean, um Büroarbeitsprozesse, digitale Kommunikation und Haustechnik-Steuerung zu einem System zusammenzuführen, wobei die Bedienung bequem über das Touch-Display der Telefonanlage gelingt bzw. über das Smart Phone erfolgen kann.

Intelligente Gesamtlösung ohne Eingriff in Gebäudeinfrastruktur

Für Reinhard Heymann, Geschäftsführer von QDS, ist die Schuhschachtel große Box die konsequente Weiterentwicklung bisheriger Systeme zu einer zukunftsfähigen Infrastruktur in Geschäfts- und Bürogebäuden: „Der Vorteil für Unternehmen liegt darin, eine umfassende, intelligente Gesamtlösung zu bekommen, ohne erhebliche Eingriffe in die vorhandene Gebäudestruktur vornehmen zu müssen“, erläutert er sein Produkt. Vor allem für Mieter von Bestandsflächen ist die Box eine kostengünstige Alternative für die Integration von Smart Office-Technologien in den betrieblichen Ablauf, mit der außerdem Energiebedarfe optimiert werden können. Durch den Einsatz der enOcean-Funktechnologie lassen sich zusätzlich je nach Bedarf weitere Funktionen, wie zum Beispiel Sicherheitstechnik, jederzeit nachrüsten. „Damit sichert sich das Unternehmen zukünftig die Flexibilität, sowohl auf neue Arbeitsanforderungen als auch auf veränderte Bürosituationen mit variablem Energiebedarf ohne erhebliche Umbaumaßnahmen reagieren zu können.“ Wird die Mietfläche gewechselt, lässt sich das Smart Office „mitnehmen“ und kann in der neuen Mietung schnellstmöglich erneut installiert werden.

Unkompliziertes Nachrüsten von Bestandsgebäuden

Die Smart Office-Einsteigerlösung beinhaltet eine Basisberatung, die SmartBox Pro, die Projektierung und Visualisierung sowie Inbetriebnahme und Einweisung. Abhängig vom Objekt (Anzahl der Büroräume bzw. der Schalt-, Heiz- oder Jalousienkanäle) kommen noch die entsprechenden Kosten für die Telefongeräte und Aktoriken hinzu. Primär richtet sich die Lösung an Unternehmen, die ihr Büro zum Smart Office umrüsten möchten. Des weiteren ermöglicht das ganzheitliche System Immobilieneigentümern, Projektentwicklern, Architekten und Planern die unkomplizierte und kostengünstige Nachrüstung von Bestandsgebäuden mit intelligenter Gebäudetechnik – herstellerunabhängig und produktoffen.

Coworking-Boom – Weltweit 2500 Coworking Spaces

1. März 2013 - Die Zahl der Coworking Spaces wächst weiter an. Deskwanted.com ist ein globales Netzwerk von Gemeinschaftsbüros und veröffentlicht die Globale Coworking Erhebung 2013. Die steigende Anzahl von Freiberuflern lässt die Zahl der Coworking Spaces in Deutschland um 54 % auf 222 steigen. 

Im Februar 2013 gab es 2498 Coworking Spaces in 80 Ländern. 1160 davon befinden sich in Europa. Hier verteidigt Deutschland mit 230 Coworking Spaces die Spitze, gefolgt von Spanien mit 199, Großbritannien mit 154 und Frankreich mit 121 Coworking Spaces. Die Zahlen zeigen einen weltweiten Anstieg um 300% im Vergleich zu 2010 und eine Verdopplung im vergangenen Jahr. Die meisten Spaces gibt es mit 781 in den USA. Im Städtevergleich ist London mit 81 Coworking Spaces neuer Spitzenreiter. Es folgen New York mit 71, Berlin mit 68, Tokio mit 63 und San Francisco & Madrid mit je 46 Coworking Spaces. Joel Dullroy, Gründer von Deskwanted.com, erklärt: „Coworking entwickelt sich zu einer weltweiten Bewegung – von San Francisco bis Südafrika und Australien. Jedes Jahr verdoppelt sich die Anzahl der Coworking Spaces. Mit Deskwanted.com bieten wir flexible Angebote für Freiberufler und Startups, dabei stehen Zusammenarbeit und Inspiration im Vordergrund.“

Im Anstieg von Coworking Spaces zeigt sich auch ein Wandel der Arbeitswelt.„Die weltweite Rezension treibt die Nachfrage nach gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen nach oben. Gleichzeitig beobachten wir besonders in Deutschland einen gesellschaftlichen Wandel. Statt in klassischen Unternehmen arbeiten immer mehr Menschen als Freiberufler oder als Kleinstunternehmer. Hier sehen wir eine flexible Wirtschaftsform der Zukunft.“, so Joel Dullroy, Gründer von Deskwanted.com. Das berichtet auch die Beraterin und Journalistin Simone Janson von berufebilder.de: „Der Trend geht zu wechselhaften Erwerbsbiografien. Gleichzeitig ist gerade für junge Unternehmen die Auftragslage oft noch zu unsicher, um sich ein teures Büro zu mieten oder feste Mitarbeiter einzustellen. Verzichten wollen viele aber nicht auf die Vorteile einer Büroatmosphäre mit Kollegen: Sei es, weil ihnen allein zu Hause die Decke auf den Kopf fällt, sie sich zur Inspiration mit anderen austauschen wollen oder gemeinsam Projekte im Team durchführen. Coworking bietet da eine flexible Alternative zur herkömmlichen Büroarbeit.“

Diese Flexibilisierung zeigt auch ein neuer Trend: Immer mehr Coworking Spaces bieten nicht nur Drucker, Kaffeemaschine und Internet an, sondern auch Kinderbetreuung. Ihre Zahl verdoppelte sich innerhalb eines Jahres auf 59. Allerdings: In Deutschland finden derzeit Freiberufler in nur zwei Coworking Spaces eine professionelle Kinderbetreuung, wie etwa im Rockzipfel Leipzig.

Coworking Fakten:

• der erste Coworking Space eröffnete 2006 in San Francisco.

• Coworking Spaces sind gemeinschaftliche Büros und Räume, die von verschiedenen, unabhängig voneinander agierenden Personen und Firmen als Hauptarbeitsplatz benutzt werden. Verbunden sind sie durch gemeinschaftliche Werte und gegenseitig ergänzende Fähigkeiten.

• Coworker arbeiten eigenverantwortlich in wechselnden Projekten und sind mehrheitlich Selbstständige oder Existenzgründer.

• Internet, Schreibtisch, Kaffeemaschine, Konferenzraum, Telefon und Drucker gehören zur Grundausstattung der meisten Coworking Spaces.

• Laut eigener Aussage arbeiten Coworker produktiver, kreativer und profitieren von vielfältigen Kontakten und Netzwerken in Coworking Spaces.

• weltweit gibt es 2498 Coworking Spaces in 80 Ländern.

• In Deutschland gibt es 222 Coworking Spaces, davon existieren die meisten in Berlin(68).

• Der Preis für einen Schreibtisch in Deutschland beginnt bei zehn Euro pro Tag und liegt durchschnittlich bei 191 Euro pro Monat.

• Die jüngsten Coworking Spaces eröffneten 2013 im Senegal und in Jordanien.

Die Studie kann hier heruntergeladen werden.

Optimierte Bürokonzepte schaffen Einsparpotenzial

6. Februar 2013 - Optimierte Bürokonzepte erfordern zwar zunächst Investitionen, können aber mittelfristig erhebliche Einsparpotentiale durch schlankere und effizientere Arbeitsprozesse schaffen. Auch wenn letzte Vorhersagen für 2013 wieder etwas freundlicher waren – die weitere wirtschaftliche Entwicklung bleibt unsicher. Immer mehr Unternehmen wollen nach Angaben der Beratungsgesellschaft Ernst & Young deshalb auf die Kostenbremse treten. Auf den Prüfstand kommen nahezu alle Kostenfaktoren. Das Betriebsmittel Immobilie bleibt allerdings oft ausgeblendet. Dabei bieten Büroimmobilien oft ein erhebliches Potential, um Kosten zu sparen und Effizienz zu steigern.

Rasche Kosteneinsparungen lassen sich in der Regel durch Flächenreduktion erzielen. Bei einem Personalabbau können Teilflächen abgemietet oder untervermietet werden. Flächen lassen sich aber auch durch „Verdichtung“, d.h. mehr Büroarbeitsplätze auf weniger Raum oder durch Desksharing- oder Homeoffice-Lösungen reduzieren. „Das geht meist mit überschaubarem Kostenaufwand“, so der Experte.

Einsparpotential bestehe auch bei den Betriebskosten. Nach Schätzungen weisen 70 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler auf – meist zu Lasten der Nutzer. Eine fundierte Nebenkostenanalyse durch Immobilienprofis könne diese aufdecken und darüber hinaus viel über eine Fläche verraten – auch, wo sich weitere Kostenfallen im Büro verstecken. „Veralteter Technik, wie z.B. einer Energie fressenden Kühlung, kommen Fachleute schnell auf die Spur“, so Schlote. Bei einer professionellen Analyse könnten zudem unwirtschaftliche oder veraltete Bürostrukturen zum Thema gemacht und Optimierungsvorschläge erarbeitet werden.

Nachhaltige Kostensenkung

Optimierte Bürokonzepte erfordern zwar zunächst Investitionen, können aber mittelfristig erhebliche Einsparpotentiale durch schlankere und effizientere Arbeitsprozesse schaffen. Spätestens dann, wenn größere organisatorische Restrukturierungen ohnehin anstehen, sei der Zeitpunkt gekommen, bestehende Bürostrukturen den sich ändernden organisatorischen Anforderungen anzupassen. Im Vordergrund steht dabei nicht die bloße künftige Mitarbeiterzahl, sondern vielmehr die Unternehmensstrategie: Wie will sich das Unternehmen in Zukunft organisieren? Sollen Abteilungen oder sogar komplette Standorte zusammenlegt werden? Welche Abteilungen sollen aufgelöst oder neu ausgerichtet werden? Wie können Arbeitsabläufe, Organisationsprozesse und Schnittstellen optimiert werden? Sollen Kommunikationswege verkürzt werden, hat dies auch Auswirkungen auf Raumtypen und -strukturen. Ist mehr Team- und Projektarbeit geplant, bedarf es Team- und Gruppenraumstrukturen und einer Anpassung der ITK-Technik.

Selbst das Nutzungsprinzip eines Gebäudes könne dabei auf den Prüfstand gestellt werden: Ist z.B. die Veränderung einer klassischen Zweibundstruktur hin zu einer flexiblen Open Space-Lösung organisatorisch sinnvoll sowie technisch und wirtschaftlich machbar? Auf dieser Basis werde dann ein neues oder zumindest verändertes organisatorisches Funktions- und Flächenprogramm entwickelt, das zugleich auch flexibel für künftige Anpassungen ist.

Ob es um die relativ kurzfristige Senkung von Bürokosten geht oder um nachhaltige Kostenreduzierung durch Steigerung von Produktivität und Optimierung von Arbeitsprozessen, – auch vermeintlich ‚träge‘ Bestandsimmobilien sind flexibler sind als man denkt und können meist mit vertretbaren Mitteln an veränderte organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen des Nutzers angepasst werden.

Tipp: Green Office - Arbeitsunterlage der Universität Stuttgart

Union Investment-Studie: "Nachhaltiges Büro" wird zum Wettbewerbsfaktor für Unternehmen

Wohlbefinden hat höchsten Wert für Bürobeschäftigte / Komfortaspekte wichtiger als technische Ausstattung oder Erreichbarkeit / Höhere Zufriedenheit der Angestellten mit Büros in Innenstadtlagen / Ausgeprägtes Bewusstsein der Angestellten für Fragen der Nachhaltigkeit

31. März 2011 - Im Wettbewerb der Unternehmen um die Gunst von Arbeitskräften werden die sozio-kulturellen Qualitäten von Bürogebäuden in den nächsten Jahren kräftig an Bedeutung gewinnen. Die Entwicklung ist vorgezeichnet: Nicht die technische Ausstattung oder die Größe des Büro entscheiden über die Zufriedenheit der Büroangestellten mit ihrem Arbeitsumfeld. Die Zufriedenheit und damit auch die Leistungsfähigkeit der Büroangestellten hängen in zunehmenden Masse von Faktoren ab, die Einfluss nehmen auf das subjektive Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Zu diesem Ergebnis kommt Union Investment in ihrer aktuellen Büronutzer-Studie, für die das Marktforschungsinstitut Ipsos im Februar insgesamt 3.145 Büroangestellte von privatwirtschaftlichen Unternehmen und Institutionen in Deutschland befragt hat